Unit 4 Agresso  Exact software SEPA Consultancy
  Home    SEPA    Support    Partners   
Introductie
Aanpak
Invoeringsrisico's
Wat bepaald Impact?
Waarom Rikas?
   
Rikas Consultancy
 
 
 

Wat bepaald de impact?

Er zijn een groot aantal online scans, die proberen de impact aan te geven van de S€PA implementatie bij een organisatie. Wij denken dat alleen in een soort workshop achtige setting, de gebieden die belangrijk zijn, naar voren komen. In de aanpak die wij hebben opgesteld, kijken wij eerste naar de processen die geraakt worden door de S€PA wijzigingen. Voorbeelden van deze processen zijn:

  1. Maandelijkse salarisbetaling
    Na goedkeuring door de Accountant en aanlevering via het salarispakket worden de overboekingen in het internetbankierenpakket via Clieop03 of handmatig ingeladen om de salarisbetalingen door te voeren.
  2. Betaling van leveranciers
    Over het algemeen wordt de factuur in de administratie gecontroleerd en vrij gegeven om te betalen. Vervolgens zal de betaling via Clieop03 of handmatig in het internetbankierenpakket worden uitgevoerd.
  3. Automatische incasso
    • Na het registreren van het getekende mandaat van de klant gaat het bedrijf over tot het leveren van de dienst of goed;
    • Vervolgens maakt het bedrijf na facturatie een Clieop03 bestand aan met alle gewenste incassobetalingen;
    • Het Clieop03 bestand wordt ingevoerd in het internetbankierenpakket van de bank;
    • De bank voert de incasso uit.
  4. Automatische reconciliatie van facturen
    • Elke werkdag downloadt een medewerker een overzicht van rekeningmutaties op. Deze overzichten staan over het algemeen in zogenaamde MT940 bestanden;
    • Het MT940 bestand wordt verwerkt en opgesplitst in losse mutaties;
    • Een tweede programma pakt deze mutaties op en probeert deze op basis van omschrijving en bedrag te koppelen aan openstaande facturen.


Wat gaat er allemaal veranderen?

Binnen S€PA gaan een aantal belangrijke onderdelen uit de voorgaande voorbeelden veranderen. Hieronder worden een aantal van de belangrijkste wijzigingen toegelicht. Waar mogelijk wordt steeds verwezen naar de bovenstaande voorbeelden.

  • Het bankrekeningnummer wijzigt.
    In voorbeeld 1, 2 en 3 worden steeds al eerder opgeslagen bankrekeningnummers gebruikt. Die moeten dus worden aangepast. Daarnaast moeten alle applicaties die rekeningnummers van relaties vastleggen, het nieuwe IBAN nummer kunnen opslaan.
  • De Clieop03 bestanden vervallen.
    In voorbeeld 1, 2 en 3 wordt Clieop03 gebruikt, dat komt per 1 februari 2014 te vervallen.
  • De MT940 bestanden vervallen of worden gewijzigd gebruikt.
    In voorbeeld 4 wordt dit formaat gebruikt dat op 1 februari 2014 komt te vervallen.
  • Automatische incasso wijzigt ingrijpend.
    Naast de aanlevering verandert er nog veel meer rond de incasso. Ook het verschil tussen de ”gewone” en de zakelijk incasso heeft gevolgen.

Er zijn nog meer betalingsproducten die ook geraakt worden:
  • De acceptgiro wijzigt
  • IDEAL moet aan bepaalde eisen voldoen
  • De eenmalige incasso en de kansspelincasso verdwijnt
  • Telefonische machtiging vervalt
De wijzigingen hebben dus invloed op:
  • Communicatie
    Het nieuwe IBAN nummer moet gecommuniceerd worden met alle relaties. Ook op al het drukwerk zal het nieuwe nummer toegevoegd moeten worden.
  • Processen
    Met name rond de incasso´s (aanleveringsmomenten, uit te wisselen informatie, S€PA-standaarden) zullen wijzigingen zijn. Het vervallen van (nieuwe) telefonische machtigingen en de eenmalige machtiging vraagt ook om andere oplossingen.
  • Applicaties en bestanden
    Doordat de gegevens die van het ene systeem naar het andere systeem gestuurd worden veranderen, zullen applicaties en hun interfaces geïnventariseerd moeten worden. Alle uit te voeten stappen (los wat wie ze gaat doen) moeten in kaart worden gebracht.


Afhankelijk van uw bedrijf kunnen er bijna geen tot grote wijzigingen nodig zijn om te voldoen aan de normen van S€PA. Feit is echter wel dat als de benodigde wijzigingen niet op tijd doorgevoerd zijn, er een grote invloed kan zijn op de bedrijfsvoering. Geen salarisbetaling kan leiden tot ontevreden en mogelijk vertrekkend personeel. Het niet betalen van facturen kan leiden tot rechtszaken. Het niet kunnen innen van facturen of het niet kunnen verwerken van betalingen betekent dat er geen omzet binnenkomt of dat het onbekend is wie nu wel/niet betaald heeft.

U kunt nu al beginnen met de eerste stappen om dit proces in goede banen te leiden. U kunt de juiste IBAN- en BIC-rekeningnummers voor uw medewerkers opzoeken. De processen die door S€PA geraakt gaan worden, kunnen worden geïnventariseerd. En er kan een migratieplan opgesteld worden. Het is dus zaak om tijdig over te stappen. Door nu al te beginnen worden er veel problemen voorkomen.

Wij helpen u daar graag bij!


Rikas Consultancy Biezelaar 6 5121 NR Rijen
T: +31(0)6 5578 5465 E: info@rikas.nl W: www.rikas.nl